تعليمات إدارة السكن الجامعي للطالبات وتعليمات الإقامة فيه

المادة (1): يسري العمل بهذه التعليمات مع بداية العام الأكاديمي 2024-2025.

المادة (2): يكون للعبارات والألفاظ التالية حيثما وردت في هذه التعليمات المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرنية على غير ذلك.

-       الجامعة: جامعة بيرزيت.

-       السكن: المباني التي تخصصها أو تشرف عليها الجامعة لسكن الطالبات سواء كانت منازل منفردة أو شقق في مبنى سكني أو وحدات سكنية ضمن إسكان وبما يشمل المساحات الخارجية والحدائق ومناطق الجلوس ومواقف المركبات (إن وجدت) والمرافق الداخلية مثل قاعات النشاطات وغرف الغسيل.

-       الوحدة السكنية: الشقة السكنية بما فيها الغرفة المخصصة لإقامة الطالبة بشكل منفرد أو مشترك والمرافق التابعة للشقة كالوحدات الصحية والمطبخ ومنطقة الجلوس والبلكونة إن وجدت.

-       المشرفة: الموظفة التي تعينها الجامعة لتكون مسؤولة عن متابعة إقامة الطالبات في السكن والإشراف على تنفيذ تعليمات الإقامة وضوابط الاستخدام في السكن.

-       الطالبة: الطالبة الملتحقة في الجامعة والتي تقييم في السكن الجامعي المخصص للطالبات.

-       ولي أمر الطالبة: الجهة أو الشخص الذي تسميه الطالبة عند التحاقها بالجامعة والمعتمد وفق نظام التخويل المعمول به في الجامعة.

-       العهدة: الأثاث السكني والأدوات والأجهزة الكهربائية من مستلزمات الإقامة في السكن والتي يتم تسليمها للطالبة عند قبولها للإقامة في السكن.

-       المخالفة: كل إخلال أو تجاوز من قبل الطالبة المقيمة في السكن لأنظمة وتعليمات الجامعة المقرة، بما فيها هذه التعليمات.

-       العقوبة: الجزاء الصادر بحق الطالبة المقيمة في السكن.

-       لجنة النظام: لجنة النظام العام في الجامعة.

المادة (3): نطاق تطبيق هذه التعليمات

‌أ.       مع مراعاة ما ورد في الأنظمة والتعليمات المعمول بها في الجامعة، يخضع لهذه التعليمات جميع الطالبات اللاتي يتم قبولهن للإقامة في السكن.

‌ب.    يعد سكن الطالبات من الوحدات التابعة للجامعة ويخضع في إدارته وتسيير شؤونه لأنظمة وتعليمات الجامعة، إضافة إلى هذه التعليمات وما يتضمنه من تعليمات الإقامة وضوابط الاستخدام في السكن.

‌ج.     تخضع إدارة السكن وتنفيذ هذه التعليمات لإشراف دائرة الخدمات العامة في الجامعة أو من تعينه الجامعة لهذه الغاية.

المادة (4): إدارة السكن والإشراف عليه

‌أ.       تقوم دائرة الخدمات العامة في الجامعة والأقسام التابعة لها أو من تعينه الجامعة لهذه الغاية بالمهام اللازمة لإسكان الطالبات والإشراف على إقامتهن وذلك على النحو التالي:

1.          تعيين وتوفير طواقم الحرس والمشرفات على السكن والتواجد فيه على مدار الساعة.

2.          استلام طلبات الإقامة في السكن ودراستها وفق إجراءات وشروط القبول والإقامة في السكن.

3.          إصدار النشرات التعريفية والتوعوية الخاصة بالإقامة في السكن.

4.          تنظيم عملية حجز الطالبات للوحدات السكنية والتأكد من جهوزيتها لاستقبالهن.

5.          متابعة السكن اليومية من حيث الأمن والسلامة وتوفير الخدمات الأساسية والأثاث اللازم وتنفيذ خدمات النظافة في المرافق العامة والإشراف على إجراء الصيانة الدورية والطارئة والتنسيق مع الوحدات المعنية في الجامعة لتوفير إقامة مريحة وآمنة للطالبات.

6.          متابعة جميع الأمور المتعلقة بالضرائب والتراخيص اللازمة ورسوم البلديات المطبقة في البلاد.

7.          تحضير قائمة سنوية باحتياجات السكن من الأثاث والمفروشات والتجهيزات الكهربائية اللازمة.

8.          إعداد النماذج وإجراءات العمل اللازمة لتنظيم عملية قبول وتسجيل الطالبات في السكن.

9.          إعداد التقويم السنوي الخاص بالإقامة في السكن وإجراء التعديلات اللازمة عليه ونشره وتعميمه على الطالبات.

10.       توفير سجل وقاعدة بيانات عن الطالبات المقيمات في السكن وربطها مع أنظمة الجامعة الإلكترونية.

11.       توفير وتنظيم سجل إلكتروني بدخول ومغادرة الطالبات للسكن.

12.       تحديد تسعيرة خدمات الكهرباء والمياه والغاز والعمل على إصدار المطالبات الشهرية للوحدات السكنية والتنسيق مع الجهات المعنية لتحصيلها من الطالبات.

13.       تسليم عهدة الأثاث والتجهيزات الكهربائية للطالبة عند استلامها الوحدة السكنية.

14.       استلام عهدة الأثاث والتجهيزات الكهربائية من الطالبة عند انتهاء إقامتها في السكن.

15.       تنفيذ وتوثيق عمليات المتابعة والرقابة على الوحدات السكنية للتأكد من التزام الطالبات بتعليمات الإقامة وضوابط الاستخدام.

16.       متابعة الحالات المرضية وحالات الطوارئ في السكن والتنسيق مع الجهات المعنية عند اللزوم، والإشراف على أوضاع الطالبات على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع.

17.       إصدار وتوثيق العقوبات عند مخالفة الطالبة المقيمة في السكن لتعليمات الإقامة وضوابط الاستخدام في السكن، والتنسيق مع لجنة النظام العام عند اللزوم.

18.       تلقي الاقتراحات والاستفسارات، ودراسة المطالب التي تقدمها الطالبات فيما يتعلق بالسكن ورفع التوصيات للجهات المسؤولة.

19.       إعداد التقارير الدورية حول السكن وأوضاع الطالبات وتقديم التوصيات ورفعها للجهات المسؤولة.

‌ب.    تقوم الدائرة المالية في الجامعة والأقسام التابعة لها أو من تعينه الجامعة لهذه الغاية بالمهام المتعلقة بجباية رسوم الإقامة في السكن وبدل مصروفات الخدمات وذلك على النحو التالي:

1.     تحصيل الإيرادات المتعلقة بالسكن ضمن مركز تكلفة خاص بالسكن وبما يشمل:

2.     توثيق المصروفات المتعلقة بالسكن وفق الأنظمة والتعليمات المعتمدة في الجامعة وضمن مركز التكلفة الخاص بالسكن.

3.     تفعيل بطاقة الطالبة الجامعية للدخول للسكن عند إتمام عملية الحجز وتعطيل البطاقة عند انتهاء إقامة الطالبة في السكن وإبراء ذمتها.

4.     إصدار وتوثيق العقوبات عند تخلف الطالبة المقيمة في السكن عن تسديد الرسوم والتكاليف المستحقة.

المادة (5): إجراءات وشروط قبول الإقامة في سكن الجامعة

‌أ.       يتم قبول الطالبات للإقامة في السكن بعد تقديم طلب حجز للإقامة في السكن لدى إدارة السكن من خلال النظام الإلكتروني المعتمد و/أو وفق النماذج المعدة لهذا الغرض، وتخضع عملية القبول للشروط والمعايير التالية:

1.     أن تكون الطالبة ملتحقة في أحد برامج درجة البكالوريوس ومسجلة للدارسة في الجامعة بشكل نظامي.

2.     أن تتوفر الأماكن الشاغرة في السكن وفق معايير المفاضلة التالية:

3.     ألا يكون قد سبق فصل الطالبة نهائيا من السكن.

4.     أن توقع الطالبة وولي أمرها على التقيد بالتعليمات الخاصة بالإقامة وضوابط الاستخدام والالتزام بدفع الرسوم المستحقة في موعدها.

5.     دفع رسوم السكن المطلوبة خلال أسبوع من تاريخ إعلامها بقبول طلب الإقامة والا تعتبر فاقدة لحقها في السكن.

6.     استكمال المستندات التي تحددها إدارة السكن في الطلب.

7.     أي شروط أخرى تقررها إدارة السكن.

‌ب.    لإدارة السكن الجامعي الحق في تسكين الطالبة مع أي طالبة أخرى ويحق للطالبة حجز غرفة منفردة شريطة توفر الإمكانية لذلك وموافقة إدارة السكن والالتزام بدفع الرسوم وفق المادة 8 أدناه.

‌ج.     لإدارة السكن الجامعي قبول الطالبة الملتحقة في برامج الدراسات العليا بحيث يتم دراسة كل حالة بشكل منفرد.

المادة (6): إجراءات وشروط تجديد الإقامة في السكن

يتم تجديد إقامة الطالبة في السكن وذلك وفق الإجراءات التي تقررها إدارة السكن والالتزام بالشروط التالية:

‌أ.       أن تكون الطالبة مسجلة للدارسة في الجامعة بشكل نظامي.

‌ب.    تقديم طلب تجديد باستخدام النموذج المعد لهذه الغاية.

‌ج.     دفع رسوم السكن المطلوبة خلال أسبوع من تاريخ تقديم الطلب والا تعتبر فاقدة لحقها في السكن.

المادة (7): إجراءات انتهاء الإقامة في السكن

‌أ.       تنتهي إقامة الطالبة في السكن في الحالات التالية:

1.     التخرج أو إنهاء المتطلبات الأكاديمية.

2.     الانسحاب من الجامعة أو الانقطاع عنها.

3.     الفصل المؤقت من الجامعة أو الفصل النهائي.

4.     عدم الالتزام بدفع رسوم الإقامة أو رسوم بدل خدمات الكهرباء والماء.

5.     الفصل من الإقامة في السكن.

‌ب.    عند رغبة الطالبة بعدم تجديد الإقامة في السكن، عليها إعلام المشرفة وفق الإجراءات التي تحددها إدارة السكن.

‌ج.     في جميع حالات انتهاء الإقامة في السكن أو الانسحاب منه، تلتزم الطالبة بتسليم العهدة وفق الإجراءات التي تحددها إدارة السكن.

المادة (8): رسوم الإقامة في السكن

‌أ.       تعلن الجامعة الرسوم السنوية المتعلقة بالإقامة في السكن بداية تموز من كل عام.

‌ب.    تخضع الرسوم المتعلقة بالإقامة في السكن واي رسوم أو غرامات يرد ذكرها في التعليمات الصادرة عن إدارة السكن للمراجعة بشكل دوري ويتم إقرارها وتعديلها سنويا بتوصية من إدارة السكن و/أو اللجان الخاصة التي يتم تشكيلها لهذا الغرض وبقرار من نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.

‌ج.     يتم تطبيق أي تعديلات على الرسوم على الطالبات الملتحقات بعد تاريخ التعديل فقط.

‌د.      في حال انسحاب الطالبة من الجامعة أو السكن، يتم تطبيق المعايير الخاصة بإعادة الرسوم التعليمية لتحديد نسبة رسوم السكن التي يتم إعادتها للطالبة.

‌ه.       في حال إتلاف الطالبة لأي عهدة يتم استيفاء رسوم بمقدار ضعف ثمن العهدة لسجلات الشراء الخاصة بالجامعة أو وفقا لتقدير إدارة السكن.

‌و.      تتحمل الطالبات نفقات الكهرباء والماء والغاز المستهلك وبالتالي يقع على عاتقهم مسؤولية تسديد قيمة الفواتير المتعلقة بهذا الاستهلاك وحسب توجيهات إدارة السكن.

‌ز.     تلتزم الطالبة بدفع المستحقات المطلوبة خلال أسبوع من تاريخ استلامها إشعار الدفع.

المادة (9): مواعيد الإقامة في السكن

‌أ.       تحدد مواعيد الإقامة في السكن وفق التقويم الأكاديمي المعتمد في الجامعة، ويتم نشر التقويم وتعديلاته من خلال القنوات المعتمدة في الجامعة ويتم تعميم المواعيد على الطالبات.

‌ب.    تصدر إدارة السكن مع التقويم مواعيد الحضور والمغادرة في السكن والإجراءات المتعلقة بالإقامة خلال أيام العطل الرسمية والدينية وأيام العطل بين الفصول الدراسية.

‌ج.     على الطالبة إعلام المشرفة، إذا رغبت بالإقامة في السكن خلال أيام العطل.

‌د.      يتم استلام الوحدة السكنية والسكن فيها خلال المدة التي تحددها إدارة السكن، وفي حال تأخر الطالبة يحق لإدارة السكن نقل الحجز لطالبة أخرى.

‌ه.       عند استلام الوحدة السكنية، توقع الطالبة على نموذج استلام العهدة بما يشمل استلامها مفتاح الوحدة السكنية ومفتاح الغرفة الخاصة، بالإضافة إلى توقيع الإقرار الخاص بالالتزام بتعليمات السكن وضوابط الاستخدام.

المادة (10): ضوابط الإقامة في السكن واستخدام الوحدات السكنية

‌أ.       إضافة إلى التزام الطالبة بالأنظمة واللوائح والتعليمات المعمول بها في الجامعة خاصة مدونة السلوك، حيث يعتبر السكن والمرافق التابعة له احدى وحدات الجامعة، تلتزم الطالبة الشروط والضوابط الواردة في هذه التعليمات واي تعليميات أو توجيهات تصدر عن إدارة السكن.

‌ب.    تلتزم الطالبة بالاستخدام الأمثل للوحدات السكنية ومرافق السكن والمحافظة على الموجودات من الأثاث والتجهيزات وذلك وفق توجيهات إدارة السكن.

‌ج.     تلتزم الطالبة بالمبيت في الوحدة السكنية المخصصة لها، ولا يسمح لها بتغييرها إلا بإذن مسبق من قبل إدارة السكن.

‌د.      لا يسمح لأحد سوى للطالبات أنفسهن بالدخول إلى الوحدات السكنية.

‌ه.       يمكن للطالبات استقبال أهاليهن وضيوفهن من الإناث فقط في مكاتب الاستقبال أو أي مكان تحدده إدارة السكن وبمعرفة وحسب التعليمات والمواعيد التي تحددها إدارة السكن.

‌و.      تلتزم الطالبات بالتعاون مع إدارة السكن في تنفيذ جولات الرقابة والمتابعة في الوحدات السكنية.

المادة (11): لجنة النظام في السكن الجامعي

‌أ.       تشكل لجنة تسمى "لجنة النظام في السكن الجامعي" برئاسة احدى عضوات الهيئة الأكاديمية وعضوية رئيسة القسم الداخلي لسكن الطالبات أو مشرفة السكن والمرشدة الاجتماعية في عمادة شؤون الطلبة، للنظر في مخالفات الطالبات خلال إقامتهن في السكن.

‌ب.    تختص اللجنة في النظر في المخالفات التي تقوم بها الطالبات في السكن والتي لا تتعدى أحكام هذه التعليمات أو أي توجيهات أخرى تصدر عن إدارة السكن.

‌ج.     تحال المخالفات التي ورد فيها نص أو تقع ضمن صلاحيات ومسؤوليات لجنة النظام العام الخاصة بالطلبة في الجامعة، إلى لجنة النظام العام في الجامعة.

المادة (12): نظام المخالفات

‌أ.       مع مراعاة العقوبات المنصوص عليها في لائحة لجنة النظام العام الخاصة بالطلبة في الجامعة، فإن مخالفة الطالبة لأحكام هذه التعليمات و/أو أي تعليمات تصدر عن إدارة السكن يعرضها لأحد العقوبات التالية:

1.     التنبيه الشفهي.

2.     التنبيه الخطي.

3.     الإنذار الكتابي مع تعهد خطي من الطالبة بعدم تكرار المخالفة.

4.     الحرمان من الإقامة في السكن لمدة فصل دراسي.

5.     الحرمان من الإقامة في السكن لمدة عام.

6.     الحرمان نهائيا من الإقامة في السكن.

‌ب.    تصدر عقوبة التنبيه الشفوي من قبل المشرفة المقيمة في السكن.

‌ج.     توقع العقوبات 2، 3 من قبل إدارة السكن.

‌د.      توقع العقوبات 4، 5، 6 من نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية، بناء على توصية لجنة نظام السكن.

‌ه.       في حال وجود مخالفة أو عدم التزام بأحكام هذه التعليمات في أي وحدة سكنية ولم تتمكن إدارة السكن من تحديد الطالبة المسؤولة، تخضع جميع الطالبات في الوحدة السكنية لنفس العقوبة.

‌و.      تتولى المشرفة المقيمة في السكن، إثبات وتوثيق الواقعة بتقرير خطي يبين الحيثيات والتوصية بطبيعة المخالفة، ثم يرفع التقرير إلى إدارة السكن لاتخاذ ما تراه مناسبا حول ذلك.

‌ز.     تحفظ القرارات الصادرة بالعقوبات في ملف الطالبة لدى إدارة السكن، ويتم نسخ القرارات الموقعة من نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية لمكتب عميد شؤون الطلبة.

المادة (13): الأحكام العامة

‌أ.       لا تعتبر إقامة الطالبة في السكن عقد بين مؤجر ومستأجر ولا تخضع هذه العلاقة بأي حال من الأحوال لأي قوانين بهذا الخصوص.

‌ب.    تحتفظ إدارة السكن بنسخة احتياطية من مفتاح الوحدة السكنية ومفتاح الغرف المخصصة للطالبات، ويخضع استخدامها للسياسات والإجراءات المعتمدة في إدارة مرافق الجامعة.

‌ج.     بناء على الأحكام الواردة في هذه التعليمات، تقوم دائرة الخدمات العامة في الجامعة بتطوير الإجراءات اللازمة والترتيبات اللوجستية لكل سكن تعتمده الجامعة، بحيث يتم إصدار نشرة تعريفية عن السكن وتحديثها سنويا/فصليا أو حسب الحاجة وتحتوي على:

1.     توضيح لموقع السكن وشرح عن وسائل المواصلات المتوفرة، بالإضافة للتعريف بالمرافق القريبة من السكن.

2.     المعلومات الخاصة بسعة الوحدات السكنية وأنواعها والمرافق التابعة للسكن.

3.     المعلومات الخاصة بالتجهيزات المتوفرة في الوحدات السكنية ومستلزمات الإقامة.

4.     طبيعة أنظمة الحجز المتاحة في السكن واي تعليمات أو إجراءات خاصة به.

5.     التوجيهات والمحددات الخاصة بتعليمات الإقامة وبضوابط الاستخدام.

6.     الرسوم المتعلقة بالإقامة في السكن.

‌د.      تخضع التعليمات والترتيبات اللوجستية التي تعتمدها دائرة الخدمات العامة لموافقة نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.

المادة (14): تلغي هذه التعليمات والأحكام الواردة فيها أي إجراءات أو ترتيبات سابقة تستخدم لإدارة السكن الجامعي وتنظيم الإقامة فيه.

تم إقرار هذه التعليمات بموجب قرار مجلس الجامعة رقم 1 (35) 2023-2024 بتاريخ 30/7/2024