Ritaj Logo
Printed By: Guest @ 3.235.140.84 - 10 August , 2022 18:05
Birzeit University Academic and Administrative Portal  

القواعد الإرشادية لإغلاق مراكز تكلفة للعام 2018

القواعد الإرشادية لإغلاق مراكز تكلفة للعام 2018

المادة (1): التسمية

(أ‌)    تسمى هذه القواعد "القواعد الإرشادية لإغلاق مراكز تكلفة للعام 2018" في جامعة بيرزيت وتطبق لغايات إغلاق مركز تكلفة غير مقيدة أو مقيدة في برنامج أوراكل (oracle) لأية وحدة في الجامعة وبما يتلاءم مع متطلبات المدقق الخارجي.

(ب‌)  إن عملية إغلاق مركز التكلفة هو إجراء منفصل عن نهاية المشروع بحسب التاريخ المحدد في العقد ويخضع لهذه الإجراءات.

 

المادة (2) تعريفات

الرئيس                              رئيس جامعة بيرزيت

نائب الرئيس المعني            نائب الرئيس المسؤول عن الوحدة المعنية

مكتب المنح والعقود             مكتب المنح والعقود في جامعة بيرزيت

الوحدة المعنية                    أية وحدة أو دائرة أو برنامج أو معهد أو مركز أو كلية، إلخ

المدير المعني                     مدير أو مسؤول أية وحدة من وحدات الجامعة

مركز تكلفة                         رقم مركز التكلفة الخاص بالمشروع المُعرّف من الدائرة المالية على أوراكل

مشروع                            الاتفاقية الموقعة بين أي من وحدات الجامعة مع ممول / جهة مانحة

 

المادة (3) انتهاء المشروع

(أ‌)          عند مرور الفترة الزمنية لنهاية المشروع كما هي محددة في العقد، يختفي المشروع من برنامج إدارة المشاريع (PMS) ولا يجوز تعديل تاريخ نهاية المشروع على برنامج إدارة المشاريع إلا باتباع الإجراءات الواردة في الفقرة (ب).

 

(ب‌)     يجوز لنائب الرئيس المعني أن يوعز لمكتب المنح والعقود تعديل تاريخ نهاية المشروع على برنامج إدارة المشاريع ولثلاث أشهر كحد أقصى في حال:

       1)    وجود نية لدى الممول بتجديد الاتفاقية لمدة إضافية على أن يتم إثبات ذلك من خلال مراسلات رسمية أو تأكيدات من مدير الوحدة المعنية وبسلطة تقديرية لنائب الرئيس المعني لاعتماد هذه التأكيدات كأساس لتعديل تاريخ نهاية المشروع.

       2)    يتم تعديل تاريخ نهاية المشروع غايته عدم انقطاع الموظفين العاملين على المشروع بعقود خاصة بحيث تتمكن دائرة الموارد البشرية من تجديد عقود الموظفين العاملين على المشروع لثلاثة أشهر إضافية كحد أقصى وإلى حين وصول العقد الجديد على أن يتم إخبار الرئيس من خلال نائب الرئيس المعني عند رفع تجديد العقود للتوقيع باعتماد هذه الإجراءات خاضعة لموافقة  الرئيس.

       3)    يجب أن تشمل التأكيدات من مدير الوحدة بأن العقد الجديد سيشمل تغطية الرواتب لموظفي العقود الخاصة التي يطلب لهم تجديد العقود بشكل استثنائي وإلى حين وصول العقد الجديد من الممول للتوقيع.

       4)    إن عملية تعديل نهاية المشروع على برنامج إدارة المشاريع بموجب هذه الفقرة لا يجب أن يرافقه أي صرف لأية مبالغ على المشروع قبل تجديده بطريقة رسمية إلا بموجب الإجراءات الواردة في المادة (4) أدناه.

 

المادة (4): إجراءات الصرف بعد مرور التاريخ المحدد بالعقد للصرف

(أ‌)          لا يجوز الصرف بعد مرور التاريخ المحدد بالعقد للصرف إلا بعد التأكد من وجود:

        1)    موافقة من الممول على الصرف بتاريخ لاحق لنهاية المشروع ويكون ذلك إما بتغيير الاتفاقية وتمديدها كأساس للصرف بعد التاريخ المحدد للصرف وإما بموافقة الممول المكتوبة بمراسلة رسمية من الجهة المختصة.

        2)    وجود سيولة مالية في مركز التكلفة الخاص بالمشروع.

        3)    تنسيب وحدة إدارة المشاريع إلى نائب الرئيس المعني لأخذ الموافقة على الصرف من مشروع مغلق بعد تزويد ما يشير إلى وجود موافقة من الممول كما أعلاه أو بعد التأكد من أن الفواتير المرسلة أو المطالبات تسبق تاريخ نهاية  المشروع (وبالتالي ستكون مقبولة من الممول).

 

(ب‌)     في حال انتهاء المشروع (والالتزامات المرتبطة به) يلتزم المعهد خلال فترة زمنية معقولة - لا تتجاوز الشهر من تاريخ نهاية المشروع بحسب العقد، إلا إذا ورد في الاتفاق الموقّع مع الممول بما يشير إلى غير ذلك - بإغلاق مركز التكلفة للمشروع بموجب الإجراءات الواردة هنا.

 

(ت‌)     تقوم وحدة إدارة المشاريع بإبلاغ الوحدة المعنية بشكل دوري بوجود مشاريع انتهى تاريخها وتنسق مع الوحدة المعنية للبدء بتنفيذ إجراءات إغلاق مراكز التكلفة بموجب البند (3) أدناه.

 

(ث‌)     بعد نهاية المشروع وإلى حين إغلاق مركز التكلفة،

        1)    لا يجوز الصرف من المشروع لغايات أخرى غير تلك المرتبطة بتنفيذ المشروع وبموجب الترتيبات في البند 2(أ) أعلاه.

        2)    في كل الأحوال، لا يجوز أن يكون الصرف بموجب هذه المادة مرتبط بمخرجات غير مقبولة من الممول بحسب الاتفاقية الموقعة معه. وفي حال رفض الممول لأي مصروف يلتزم مدير المعهد أو المركز بإخبار نائب الرئيس المعني بذلك مع التفسير.

 

(ج‌)       في حال يطلب الممول تسليم تقرير مالي مع نهاية المشروع،

        1)    يتم ختمه من الدائرة المالية بموجب القرار الصادر عن رئيس الجامعة بتاريخ 2 آذار 2017.

        2)    بعد ختم التقرير المالي، لا يجوز تعديل أية دفعات وردت في التقرير تحت أي شكل من الأشكال.

        3)    في حالات استثنائية لما ورد في البند (ب) أعلاه، يمكن التعديل في الدفعات (عن طريق إجراء حوالات من خلال رتاج) من خلال نائب الرئيس المعني (مثل نقل تكاليف الكهرباء، أو إيجار قاعة من مشروع لآخر، إلخ)، على أن يكون هذا التغيير مبرراً ويتبعه مباشرة أخذ ختم المالية على التقرير الجديد الذي يجب إرساله للممول بمراسلة رسمية نخبرهم فيها بأن التقرير الجديد يحل محل التقرير السابق.

        4)    يفضل التأكد من انسجام التقرير المالي مع سياسة الممول وأخذ موافقة (غير رسمية) من الممول قبل إرسال التقرير النهائي للختم من الدائرة المالية تحضيراً لإرساله رسمياً للممول.

 

(ح‌)       يلتزم مدير الوحدة المعنية بتعبأة نموذج "طلب إغلاق مركز التكلفة" بموجب نموذج يعده مكتب المنح والعقود.

 

(خ‌)       يرفق بنموذج طلب إغلاق مركز التكلفة ما يشير إلى:

        1)    الانتهاء من كافة الدفعات المرتبطة بأية تعاقدات أو التزامات على المشروع (بما في ذلك عقود استشارية أو عقود خدمة على مركز التكلفة) وأن تكون هذه الدفعات قد انعكست على رتاج.

        2)    عدم وجود رواتب موظفي الوحدة مخطط أن يتم تحميلها جزئياً أو كلياً على مركز التكلفة المعني.

        3)    دفع الوحدة المعنية بدل المصاريف الإدارية المقرة بحسب الحالة أو إرسال الاستثناء في حال الإعفاء أو توضيح أية آليات خاصة للتعامل مع هذه المصاريف في حال لم يتم تحميلها على المشروع لأسباب مرتبطة بالممول.

        4)    استلام الوحدة كافة الدفعات المرتبطة بالمشروع.

        5)    استلام الممول كافة الالتزامات التعاقدية بما في ذلك حيثما ينطبق وبحسب الحالة، التقرير المالي، التقرير السردي، وأية التزامات أخرى وردت في العقد.

        6)    مرور المدة الزمنية الواردة في العقد بعد استلام الممول للتقارير المطلوبة لاستلام أية ملاحظات أو تعليقات أو تعديلات من الممول أو إبراء ذمة من قبل الممول صريحة (مراسلة من الممول) تشير إلى استلامه لكافة المخرجات المرتبطة بالمشروع واعتبار المشروع منتهياً من طرفه.

        7)    يتم تحويل الرصيد المتبقي في حال كان إيجابياً إلى الحساب العام للوحدة المعنية أو ما في حكمها إلا إذا تم الاتفاق على غير ذلك وبموجب خطة يقدمها مدير الوحدة ويوافق عليها نائب الرئيس المعني.

 

(د‌)         في حال وجود عجز في مركز تكلفة ترغب الوحدة في إغلاقه:

       1)    في حال وصول عجز يصل إلى 10% في مركز التكلفة من قيمة المشروع يطبق عليه ما ورد في المادة 4(خ) أعلاه.

       2)    في حال كان العجز أكثر من 10% يلتزم مدير الوحدة المعنية بتقديم تبرير مكتوب حول سبب هذا العجز إلى نائب الرئيس المعني مع خطة للتعامل مع هذا العجز.

       3)    حال الاتفاق على الرصيد المتبقي في مركز التكلفة، يتم عكسه على رتاج (كحوالة مالية بقيمة المبلغ من المشروع إلى مركز التكلفة الذي تم الاتفاق عليه) من خلال استخدام حساب prior period adjustment.

       4)    حال انتهاء الحوالة، يرسل مدير الوحدة المعنية إلى الدائرة المالية مذكرة لإغلاق المشروع مرفقا إليها موافقة نائب الرئيس المعني على "طلب إغلاق مركز التكلفة" وبعد التأكد من انعكاس الحوالات بموجب البند ح أعلاه على رتاج (يجب أن يظهر الرصيد صفر قبل إغلاقه من الدائرة المالية).

 

تم اعتماد هذه الإجراءات بقرار من رئيس الجامعة بتاريخ 13 شباط 2018 وبتوصية من وحدة إدارة المشاريع وبتنسيب من نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية ونائب الرئيس للشؤون المجتمعية تنفيذاً للمادة 8/ب-2 من تعليمات إدارة المشاريع الممولة للعام 2017 والتي صادق عليها مجلس الجامعة في جلسته رقم (12) للعام 2017/2018 بتاريخ 8/11/2017.